Communications unifiées : les étapes clés pour réussir son déploiement
Plus pratiques, plus économiques, les communications unifiées sont des outils et des services de communications et de collaboration pleins de promesses, à condition de bien mener leur déploiement en entreprise et d’en suivre les étapes clés.
Le changement de solution de téléphonie s’inscrit généralement dans un projet de transformation globale de l’entreprise. Il nécessite donc une bonne préparation, étape par étape.
Il s’agit d’un enjeu majeur qui a des impacts sur l’activité de l’entreprise et par conséquent sur sa croissance.
1 – Première phase : initialisation du projet
Une étude d’impact et de définition des cibles, tant en termes d’architecture qu’en termes fonctionnels, est nécessaire pour préparer le terrain au déploiement de votre future solution de communications.
Cette phase essentielle va grandement contribuer au bon déroulé de la suite de votre projet : ne la négligez pas !
Elle se fait conjointement avec le client ainsi que les équipes commerciales, avant-vente et projets.
Voici les éléments importants à définir lors de cette phase :
- Validation des prérequis nécessaires et présentation des risques,
- Définition et validation du Plan de Management (planning, périodicité des réunions d’avancement, formalisation des documents…),
- Définition et validation des procédures de tests,
- Définition des livrables du projet et des objectifs à atteindre,
- Validation du plan de numérotation à mettre en place ou conserver,
- Définition et validation des procédures de migration.
Un planning prévisionnel définitif sera établi selon la configuration cible et la priorité de déploiement des différents sites de l’entreprise.
Cette phase d’initialisation se termine lorsque la collecte de données et le bon de portabilité sont signés.
2 – Deuxième phase : déploiement de la solution
Une fois la phase d’initialisation achevée et menée avec succès vient alors la phase de déploiement à proprement parler. L’objectif de cette seconde phase consiste à déployer et réaliser la réception du service sur l’ensemble des sites client.
- Pour le déploiement des premiers sites, des pré-visites peuvent être organisées afin de s’assurer de l’état de conformité ou de non-conformité du client aux prérequis du service,
- Collecte de données,
- Affectation des ressources en fonction de la collecte de données (postes téléphoniques, DECT, softphones …),
- Construction d’accès xDSL, configuration backbone, configuration et installation des routeurs, terminaux et équipements et enfin mise en œuvre de la portabilité.
Avant le déploiement de tous les sites, il est nécessaire de réaliser le déploiement sur un ou plusieurs sites pilotes de petites tailles. Cette phase permet de tester et valider la solution en conditions réelles d’utilisation des réseaux dans un environnement propre au client.
Compte tenu de l’ampleur des changements amorcés, il n’est pas rare que des difficultés apparaissent lors d’un tel déploiement.
Pour les limiter, il est primordial de les anticiper, en effectuant en amont des vérifications rigoureuses au niveau des informations transmises par l’entreprise (liens opérateurs, compatibilité des nouveaux matériels, portabilité des numéros), ce qui peut être couplé à un audit du réseau interne.
3 – Troisième phase : accompagnement au changement
Impliquer les partenaires, mais aussi les collaborateurs.
Le ou les partenaire(s) technique(s) choisi(s) doivent également travailler en étroite collaboration avec le client. En effet, pour la bonne réussite du projet et l’adhésion des collaborateurs à la nouvelle solution de communication, il est nécessaire de les accompagner au travers de formations, de guides, de tutos et d’échanges durant tout le processus de changement.
Pour conclure, le déploiement d’une solution de communications ne doit pas se faire à la légère. Il est essentiel de bien le préparer et d’avoir une idée claire du planning et des étapes à venir. Par ailleurs, il faut garder en tête les points de vigilance à avoir.
Si toutes ces conditions sont réunies, il ne fait aucun doute que le projet sera une réussite.
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