8 bonnes pratiques pour bien installer le télétravail en entreprise

Bien que 83% des Français soient favorables au travail à distance*,très peu d’entreprises ont mis en place un réel système de télétravail, car il n’est pas facile de savoir par où commencer ni quels outils privilégier… Et pourtant, 72%** des managers y seraient favorables, mais à condition de bien l’encadrer. Voici les 8 bonnes pratiques qui permettent d’installer le télétravail de manière efficace dans les structures.

Plusieurs solutions technologiques existent déjà et certaines sont indispensables pour le bon fonctionnement du télétravail en entreprise. Tandis que  d’autres permettent d’en faciliter la pratique et amènent du confort aux collaborateurs pour une meilleure réussite dans cette nouvelle organisation de travail.

1) Mettre en place un VPN

Un télétravail fonctionnel passe forcément par la mise en place d’un VPN (Virtual Private Network, Réseau Privé Virtuel) qui donne l’accès au réseau local d’une entreprise à distance via une connexion Internet sécurisée.

2) Donner l’accès à un Webmail

Un Webmail est aussi nécessaire car il permet d’avoir un accès distant au serveur de messagerie d’entreprise, sans requérir la configuration d’un client de messagerie dit lourd tel qu’Outlook par exemple.

3) Développer une messagerie instantanée

Pour faciliter les échanges, qui peuvent paraître difficiles lorsque tous les collaborateurs ne se trouvent pas au même endroit, les entreprises peuvent développer un Chat/Messagerie instantanée d’entreprise qui fournit, un moyen de communication instantanée entre deux ou plusieurs collaborateurs (discussion privée) mais aussi de connaître la disponibilité du correspondant recherché. Moins formel que le mail, cet outil est à la fois un moyen de contact rapide et immédiat, ou différé si l’un des collaborateurs n’est pas disponible à l’instant T.

4) Mettre à disposition des outils de communications asynchrones

Utiliser des Outils de communications asynchrones (forums, wikis, blogs, etc), offre la liberté aux collaborateurs de communiquer quand ils le souhaitent, sur des sujets concernant plusieurs personnes à la fois (discussion ouverte), sans que celles-ci ne soient connectées simultanément mais qui auront la possibilité de consulter l’information quand elles seront disponibles.

5) Profiter du softphone

Mettre à disposition des collaborateurs un Softphone, logiciel de téléphonie où les appels sont gérés depuis l’ordinateur, permet aux collaborateurs de téléphoner comme s’ils le faisaient depuis leur poste fixe d’entreprise : avec le même numéro unique, en ayant accès à l’annuaire d’entreprise et en utilisant simplement un micro et un casque.

6) S’appuyer sur le travail collaboratif

S’appuyer sur une plateforme de travail collaboratif (workflow, agenda partagé, gestion électronique de document, etc)  apporte plus de confort aux collaborateurs. Cette solution leur offre un partage instantané, un accès direct aux modifications en cours, un échange facilité et donc une meilleure harmonisation entre les différents interlocuteurs d’une même équipe, d’un même projet, etc.

7)  Migrer des logiciels en mode SaaS

Migrer les logiciels d’entreprise vers un mode SaaS,  contribue à la mobilité des collaborateurs puisqu’ils y accèdent via Internet et depuis n’importe quel endroit et n’importe quel device/support.

8) Créer des réunions virtuelles avec la webconférence

Enfin, se servir d’un outil de Webconférence ou de visioconférence est très courant pour créer une salle de réunion virtuelle où les collaborateurs peuvent se retrouver visuellement, communiquer mais aussi partager des données en temps réel comme s’ils étaient assis autour de la même table

De manière générale ces outils d’information et de communication sont accessibles à partir d’une simple connexion internet et permettent de travailler à distance, sans qu’il n’y ait d’impact sur la qualité du travail réalisé. Toutes ces solutions sont à la portée des entreprises pour mettre en place le télétravail, qui permet une certaine autonomie et liberté pour les salariés, mais aussi un gain financier pour les dirigeants. En effet, ils voient leurs coûts de transports, de location d’espace de travail ou encore d’entretien se réduire. Qu’attendez-vous pour passer au télétravail ?

*Baromètre de l’innovation de mars 2015, réalisé par Odoxa pour le Syntec Numérique en partenariat avec L’Usine Digitale

**Chiffre étude Regus 2014.

Naéva MEASSO

Chef de Produit Voix et Communication Unifiée

Naéva MEASSO est chef de Produit Voix et Communications Unifiées chez Hub One. C’est une passionnée de cuisine qui aime aller au restaurant pour découvrir de nouvelles saveurs et avoir des inspirations pour ses propres plats. La cuisine véhicule pour elle des valeurs de générosité et de partage. Des valeurs qu’elle retrouve dans la musique, une autre de ses passions. Elle se rend régulièrement à des concerts très variés : pop-rock, musiques latines...Cela lui permet de découvrir des styles et des atmosphères très différentes tout en enrichissant sa culture musicale. Son gadget préféré, c’est plutôt une application : « vente-privée » pour être à l’affut des bonnes affaires!